Vivimos en momentos complejos que nos hacen correr, estresarnos y desgastarnos para poder hacer cada vez más y mejor, nuestras tareas en menos tiempo.
El tiempo es nuestra Libertad, es lo único que no se puede comprar, devolver o volver atrás. ¡El tiempo no regresa!
Y es por eso que tenemos que aprovecharlo para no lamentarnos.
He tenido una época donde me he propuesto planificar y calendarizar todo para poder organizarme, y al finalizar el día a veces terminaba frustrada porque no lograba llevar a cabo mi planificación.
La pregunta es porque no podemos seguir o completar nuestra planificación? que sucede en el camino? ¿Cómo hacemos para manejar nuestro propio tiempo?
#1 Hacer Foco nuestro gran aliado
Nos han inculcado la falsa idea que si sos multitasking sos un genio y en la neurociencia se estudia que el cerebro procesa una sola cosa por vez.
El tiempo se “aprovecha” a través de enfocarnos en las decisiones de las cosas que tenemos por delante, avanzando en hacer las cosas que realmente importan.
Tener conciencia es adueñarse del tiempo, por eso es tan importante hacer FOCO en las decisiones que tome al respecto.
Tips en este punto:
- Toma decisiones sobre tu calendario diario: Planifica las tareas posibles que puedes realizar en el día, esto nos libera la mente.
- Pide eliminar las reuniones sin sentido: quizás con un llamado solucionas el tema.
- Realizar a primera hora del día la tarea que menos me gusta o es más compleja: Ej. Hacer una presentación para dirección que no te motiva, llamar a ese proveedor que tienes que respirar muy hondo para no frustrarse.
- Realiza pausas: Pausas de 10 minutos cada 2 horas te hacen recobrar energía. Es bueno en estos momentos tratar de movilizar el cuerpo para mejorar nuestra postura de tantas horas sentado o para oxigenarse un poco.
- Practicar meditación y la respiración: nos ayuda en la concentración.
- Colocar una música suave: Ayuda a poder abstraernos, nos relaja y concentra.
#2 Priorizar las múltiples demandas
En nuestro post anterior hablamos sobre planificación y lo importante de esta herramienta para poner en práctica y priorizar tus tareas.
La Matriz de gestión del tiempo o Matriz de Eisenhower, es una herramienta que se trata de gestionar el tiempo y manejar la atención que se le pone a cada actividad.
Se lo muestra con un gráfico que se divide en cuadrantes con clasificaciones:
Urgente: tienen relación con la fecha entrega/finalización (plazo) vs volumen de la tarea. Ej: Una tarea que no tiene fecha límite no será nunca urgente.
- Importante: está asociada en función de la gravedad de las consecuencias que sufriremos al no realizarla. Ej: no cumplir con nuestros objetivos, perdernos de una oportunidad de dar valor a nuestro trabajo, no cumplir con un pedido de un director.
A partir de ello debes realizar una priorización de actividades o tareas:
- Importante y urgente: Debo realizarlo ya!. El criterio a considerar aquí es la crisis o lo inmediato. Se toman en cuenta las tareas que se han vuelto críticas a consecuencia del plazo que se tiene para desarrollarlas.
Por ejemplo: Un director te pide un proyecto que influye en los resultados del negocio, con una fecha límite muy cercana. Si no le otorgas toda la atención a esta actividad o si lo dejas para última hora, el resultado será el incumplimiento adecuado de la misma en el tiempo brindado y quizás pérdidas en el negocio como consecuencia de esto. Además, se sufrirás factores como el estrés, la desorganización y el fracaso.
- Importante y no urgente: Deben estar en nuestra Planificación! Es el cuadrante más importante dará valor agregado a tu trabajo. Son aquellas tareas que, si bien son importantes, se desarrollan a largo plazo y no poseen una fecha crítica para cumplirlas. Esto se determina gracias a la organización y la inversión de tiempo que se les ha brindado.
Por ejemplo: Los objetivos que te colocas a inicio de año con fecha de resultados a fin de año, la formación basada en los estudios, dedicándose el tiempo suficiente para cumplirlos.
Los tiempos que colocas “para pensar”, estos son los momentos en los que puedes “crear cosas nuevas, soluciones o estrategias” que dan valor agregado a tu trabajo!
- No importante y urgente: la pregunta es ¿Puedo delegarlo? Aquí se colocan aquellas actividades rutinarias que son urgentes, pero que no tienen un nivel de trascendencia mayor a través del tiempo. Se tiene un enfoque a corto plazo y son tareas que no tienen una planificación previa.
Por ejemplo, las reuniones en el trabajo a última hora que pueden hacerse otro día, las llamadas sin previo aviso, las acciones inmediatas que no tienen un impacto en el negocio, etc.
- No importante y no urgente: si no agregan valor puedo eliminarla o posponer?. Los únicos criterios a evaluar aquí están relacionados al ocio y al entretiempo o actividades de poco valor.
Por ejemplo: Aquí juega mucho el tema de los distractores revisar las redes sociales todo el tiempo, distraerse con algún video intrascendente y más. Son necesarias para encontrar un balance entre el entretenimiento y los objetivos de vida que se compartan, pero colocarle una regla de no distractor, te ayudará a avanzar.
#3 Eliminar los distractores
Debemos descubrir dónde invertimos o gastamos nuestro tiempo. Esto nos dará los mejores indicadores para apuntar dónde podemos hacer mejoras, de aquello que no aporta valor.
Pensemos en una oficina, las interrupciones constantes hace que no podamos focalizar como lo indicamos al principio, pero como hacemos!
Primero debemos listar estas distracciones y luego buscar las estrategias para minimizarlas:
- Los mails: Si lo chequeas constantemente hace que te disperses mucho, colócate en el calendario ciertas horas para realizar esa tarea y responde lo que necesitas.
- El chat: otro gran distractor, desactivarlo para ese momento de concentración. Estos son buenos hábitos.
- Notificaciones del celular: hoy es uno de nuestros mayores distractores. Ejemplo: todo el tiempo te está sonando la alarma del wapp, se te prende la luz por el nuevo post de instagram, etc. Debemos sacarles la visibilidad de las notificaciones que no tienen importancia en la configuración del teléfono (vienen por defecto) o bloquearlas por un cierto tiempo.
- Los llamados al teléfono: justo en el momento de tu creatividad para esa presentación!!, baja el sonido del teléfono por un tiempo, no pasa nada si no respondes justo en esa luz de concentración!
- Los ruidos del ambiente: Trata de aislarte para realizar trabajos puntuales. Ej. Si estás en una oficina cierra la puerta. Si estás en una oficina compartida colocate auriculares con una música agradable (aquella que te haga concentrarte).
- La persona que se acerca al escritorio: A ésta interrupción constante tienes que frenarla de alguna manera. Aprender a decir “NO” cuando la actividad que te plantean no es urgente y no es importante. Ésto no significa que tengas algo con la persona, solo hacerle entender que en ese momento no podrás escucharlo y hacer lo que te pide. Colocarte auriculares es una barrera visual importante para el que se te acerca, utiliza esta estrategia!
Comentanos:
¿En que se te va mas el tiempo? ¿Cuáles de los distractores que más te cuestan manejar?
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